Mẹo điều chỉnh trang dọc, trang ngang trên cùng một file Word giúp giáo viên soạn giáo án chuẩn

Khi cái bảng "phản chủ" trong đêm soạn bài

Trước đây khi chưa biết cách tạo trang dứng, trang nằm trong cùng 1 file Word, do đó tôi thường làm thủ công bằng cách tại 1 file độc lập, một file dọc, 1 file ngang. Tuy nhiên cách làm đó rắc rối và khó xử lí khi đánh số trang,... toi đã thử nhiều lần, tôi loay hoay nhấn vào nút Landscape (xoay ngang). Và "bùm", toàn bộ 40 trang giáo án của tôi xoay ngang hết sạch! Căn chỉnh lại lề trái, lề phải, số trang nhảy loạn xạ. Tôi thề là lúc đó mình chỉ muốn tắt máy đi ngủ cho xong. Nhưng cái tính cầu toàn của một giáo viên không cho phép tôi nộp một bản giáo án chắp vá, cắt dán thủ công.

Tôi tin rằng, bạn – những người đang đọc bài viết này trên blog của tôi – cũng ít nhất một lần rơi vào cảnh dở khóc dở cười như vậy. Chúng ta dạy giỏi, chúng ta tâm huyết, nhưng đôi khi lại bị "khựng" lại bởi những kỹ thuật Word tưởng chừng đơn giản. Hôm nay, tôi sẽ cùng bạn "trị" dứt điểm cái vụ trang dọc trang ngang này, không phải bằng lý thuyết tin học sách vở, mà bằng mẹo thực chiến tôi đã đúc kết được.

Bài chia sẻ mẹo điều chỉnh trang dọc, trang ngang trên cùng một file Word của thầy Lê Hồng Minh

"Section Break" – Chìa khóa vạn năng bị lãng quên

Nhiều đồng nghiệp hỏi tôi: "Minh ơi, sao không dùng chức năng xoay trang bình thường?". Vấn đề nằm ở chỗ Word hiểu văn bản của bạn là một khối thống nhất (Section). Muốn xoay một trang riêng lẻ, bạn phải học cách "chia để trị".

Trong tư duy của tôi, một tệp giáo án giống như một ngôi nhà. Nếu bạn không xây tường ngăn các phòng, thì khi bạn bật đèn ở phòng khách, cả nhà sẽ sáng. Section Break chính là những bức tường ngăn đó. Nó giúp bạn tách biệt định dạng của trang này với trang kia.

Có hai cách để làm điều này mà tôi thường xuyên áp dụng tùy vào độ lười hay độ tỉ mỉ của mình lúc đó.

Cách thứ nhất: Thủ thuật "Bôi đen thần chưởng"

Đây là cách nhanh nhất khi bạn đã lỡ đánh văn bản xong xuôi rồi mới nhận ra cần xoay ngang. Tôi gọi vui là "bôi đen thần chưởng" vì nó dựa trên vùng chọn.

Bạn hãy dùng chuột bôi đen toàn bộ cái bảng hoặc đoạn văn bản mà bạn muốn nó nằm trên trang ngang. Sau đó, đừng vào menu Layout rồi chọn Orientation ngay (vì nó sẽ xoay cả tệp đấy). Thay vào đó, bạn hãy nhìn xuống góc dưới bên phải của nhóm lệnh Page Setup, có một mũi tên nhỏ xíu (gọi là Dialog Box Launcher).

Khi cái bảng hiện ra, bạn chọn Landscape. Nhưng hãy khoan nhấn OK! Mắt bạn phải nhìn xuống mục Apply to ở phía dưới cùng. Hãy chọn dòng Selected text. Ngay lập tức, Word sẽ tự động sinh ra hai điểm ngắt trang ở đầu và cuối vùng bạn chọn, đẩy cái bảng đó vào một trang ngang riêng biệt, trong khi các trang trước và sau vẫn "hiên ngang" đứng dọc.

Tuy nhiên, tôi phải thành thật với bạn: cách này đôi khi làm giáo án bị thừa ra những khoảng trắng vô duyên. Đó là lý do tôi ưu tiên cách thứ hai – chuyên nghiệp và chủ động hơn nhiều.

Cách thứ hai: Ngắt Section thủ công – Làm chủ hoàn toàn cuộc chơi

Nếu bạn là người cầu toàn giống tôi, hãy học cách dùng Next Page Section Break. Cách này giúp bạn kiểm soát giáo án như một kiến trúc sư thực thụ.

Giả sử bạn đang ở cuối trang 4 (trang dọc) và trang 5 bạn muốn xoay ngang để vẽ sơ đồ tư duy. Hãy đặt con trỏ chuột ở dòng cuối cùng của trang 4. Bạn vào Layout -> Breaks -> tìm đến mục Section Breaks và chọn Next Page.

Lúc này, con trỏ sẽ nhảy sang trang 5. Bây giờ, bạn có thể tự tin nhấn Orientation -> Landscape. Bạn sẽ thấy điều kỳ diệu: từ trang 5 trở đi, tất cả đều xoay ngang, nhưng từ trang 4 trở về trước vẫn đứng dọc hoàn hảo.

Nhưng đợi đã, nếu bạn chỉ muốn trang 5 ngang thôi, còn trang 6 phải dọc lại thì sao? Đơn giản thôi! Bạn lại đặt con trỏ ở cuối trang 5, thực hiện lại lệnh Next Page Section Break một lần nữa. Khi con trỏ nhảy sang trang 6, bạn chọn lại Orientation -> Portrait (xoay dọc). Thế là xong! Bạn đã có một "sandwich giáo án": Dọc - Ngang - Dọc.

Mình đã thực hiện được cách chọn ttrang dọc, trang ngang trong cùng 1 file Word

Mẹo nhỏ của tôi: Hãy luôn bật "con mắt thứ ba"

Có một nút bấm trong Word mà tôi cực kỳ yêu thích nhưng giáo viên mình thường hay tắt đi vì thấy nó... vướng mắt. Đó là nút Show/Hide ¶ (hình cái biểu tượng giống nốt nhạc ngược ở thẻ Home).

Tôi gọi đây là "con mắt thứ ba". Khi bật nó lên, bạn sẽ thấy rõ mồn một chữ Section Break (Next Page) nằm ở đâu. Điều này cực kỳ quan trọng. Nhiều khi bạn thấy giáo án mình bị nhảy trang lung tung, đơn giản là vì bạn lỡ tay xóa mất cái điểm ngắt này hoặc có quá nhiều dòng trắng (Enter) thừa. Có "con mắt" này, bạn sẽ xóa đúng, sửa trúng.

Những "cú lừa" khiến giáo viên đau đầu sau khi xoay ngang

Xoay được cái trang rồi, tưởng là xong, nhưng không! Đời không như là mơ. Có hai vấn đề lớn mà tôi cam đoan bạn sẽ gặp phải, và nếu không biết cách xử lý, bản giáo án của bạn sẽ trông rất "nghiệp dư".

1. Nỗi ám ảnh mang tên "Số trang nhảy loạn"

Đây là lỗi kinh điển. Khi bạn ngắt Section, Word đôi khi tự hiểu là bạn đang bắt đầu một cuốn sách mới. Thế là trang ngang của bạn lại bắt đầu từ số 1. Đi nộp giáo án mà trang 4 rồi đến trang 1 thì thật là "muối mặt" với ban giám hiệu.

Cách tôi xử lý: Bạn hãy nhấp đúp vào phần Header hoặc Footer (nơi chứa số trang). Trên thanh công cụ sẽ xuất hiện mục Header & Footer Tools. Hãy để ý nút Link to Previous (Liên kết với phần trước). Nếu nó đang sáng màu, nghĩa là số trang sẽ liên tục. Nếu nó không sáng, hãy nhấn vào đó.

Tiếp theo, vào Page Number -> Format Page Numbers, chọn dòng Continue from previous section. Chỉ với hai cú click này, mạch số trang sẽ chảy mượt mà từ đầu đến cuối tệp.

2. Header và Footer bị "lệch pha"

Khi trang giấy xoay ngang, chiều rộng của nó tăng từ 21cm lên 29.7cm (khổ A4). Nếu bạn để tiêu đề trang (Header) là tên trường, tên lớp và căn giữa, thì ở trang ngang, cái tiêu đề đó sẽ bị lệch về bên trái so với tổng thể trang giấy mới.

Kinh nghiệm thực tế của tôi là: Hãy sử dụng Tab hoặc Table (ẩn đường viền) để cố định Header. Đừng dùng phím Space (cách) để căn giữa. Khi dùng Table, bạn chỉ cần kéo độ rộng bảng đầy trang ngang, tiêu đề sẽ tự động cân đối lại.

Kinh nghiệm in ấn: Đừng để máy in "khóc thét"

Tôi đã từng thấy nhiều đồng nghiệp khóc dở mếu dở khi đem giáo án đi in. Máy in cứ kêu "tít tít" báo lỗi khổ giấy hoặc in ra bị mất một nửa cái bảng.

Nguyên nhân là khi bạn xoay ngang trong Word, đôi khi phần mềm tự chuyển khổ giấy sang Letter thay vì A4. Trước khi in, tôi luôn nhắc mình (và bây giờ là nhắc bạn): Hãy nhấn Ctrl + P, kiểm tra kỹ xem tất cả các Section đã cùng là khổ A4 chưa.

Thêm một mẹo nhỏ nữa: Nếu máy in của bạn đời cũ và không tự động xoay giấy, hãy in các trang dọc riêng và trang ngang riêng, sau đó sắp xếp lại. Nhưng với các dòng máy in hiện đại ngày nay, nếu bạn làm đúng bước Section Break như tôi hướng dẫn, máy sẽ tự động xử lý cực kỳ thông minh.

Tư duy của một giáo viên trong kỷ nguyên mới

Có thể bạn sẽ nghĩ: "Ôi dào, chỉ là cái trang ngang trang dọc, có cần phải làm quá lên thế không?".

Với tôi, một bản giáo án không chỉ là công cụ để lên lớp, nó là bộ mặt của người giáo viên. Khi bạn cầm trên tay một xấp giáo án được trình bày khoa học, những bảng biểu nằm ngay ngắn trên trang ngang rộng rãi, những con số trang chạy đều tăm tắp... tâm thế của bạn khi bước vào cửa lớp sẽ khác hẳn. Bạn cảm thấy mình làm chủ được công cụ, làm chủ được kiến thức.

Việc học thêm một vài mẹo nhỏ về Word không mất quá nhiều thời gian, nhưng nó giúp bạn tiết kiệm hàng giờ đồng hồ ức chế sau này. Đừng để những vụn vặt kỹ thuật làm mòn đi sự sáng tạo trong bài giảng của bạn.

Minh hy vọng bài chia sẻ này sẽ giúp ích cho bạn trong mùa soạn giáo án sắp tới. Nếu bạn gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc trình bày văn bản hay muốn mình chia sẻ thêm về các mẹo PowerPoint, hãy gửi yêu cầu vào địa chỉ:

Email: hongminhquangtrung@gmail.com

Xem thêm bài hay: Mẹo chuyển file PDF sang Word đơn giản